Medarbetarna nyckeln för effektiva ledningssystem

I modern tid arbetar alla för att få nöjda intressenter, processorientering, uppnå ständiga förbättringar och få engagerade medborgare. Detta är centralt för alla organisationer som vill ha en hållbar utveckling.

Aspekter i harmoni
Aspekter i harmoni

Fyra aspekter för effektiva organisationer
För att lyckas med detta måste de fyra aspekterna; nöjda intressenter, processorientering, uppnå ständiga förbättringar och engagerade medarbetare. Dessa aspekter måste ligga i hjärtat på de som äger samt driver företaget och vara med i företagets vision/strategi och värdegrund.

Har vi några verkliga exempel när detta är viktigt? Janne Carlzon lyckades vända SAS och få nöjda kunder och nöjda medarbetare, men ägarna var missnöjda då SAS gick med förlust. När Carlzon byttes ut vändes situationen och SAS fick nöjda ägare men missnöjda medarbetare och kunder. Båda måste vara i harmoni för att företaget skall fungera.

Aspekterna i harmoni för att uppleva kvalitet
Tillbaks till ledningssystem. När organisationerna har de fyra aspekterna i hjärtat på de som driver företaget är det enkelt att bygga system. När systemet är byggt för och av medarbetarna undviks situationen ”Not Invented Here” att uppstå, dvs att medarbetarna går emot systemet.  En konflikt mellan medarbetarna och systemet vinner alltid medarbetarna. Detta betyder för att uppnå ett fungerande system måste medarbetarna vara med att bygga systemet. Då uppnås en harmoni mellan medarbetarna, visionen/mål/strategin och systemet och organisationen upplever kvalitet.

Ledningssystem till stöd för medarbetarna
Hela organisationen stödjer varandra och cheferna stödjer medarbetarna som är ute i marknaden och kämpar, därav symbolen den liggande pyramiden. Vi skall även nå en situation där ledningssystemet är byggt för medarbetarna, jämförelsevis med IT och ekonomisystemen som tvingas på medarbetarna. Ledningssystem idag är ofta i form av IT system och skall vara till stöd för verksamheten och inte tvärtom.

Effektiviteten bestäms av systemet
Vi har i artikeln ”Har ni funderat på att byta ledningssystem” skrivit om Deming’s 85-15 regeln. Dvs att 85 % av medarbetarnas effektivitet bestäms av systemet den arbetar i. 3cims erfarenhet är att 85-15 regeln gäller om medarbetarna har varit med att bygga systemet. Balansen är viktig för att säkerställa kontinuerlig effektivitet och minimera beroende av enskilda medarbetare.

3cims ledningsystem för medarbetarna byggt av medarbetarna
Avslutningsvis har vi på 3cims  byggt ett IT verktyg som är enkelt att uppnå effektiva ledningssystem där de fyra aspekterna är i harmoni och lägger tillrätta för de nya ISO standarderna. 3cims är pedagogiskt byggt för att hjälpa medarbetarna. Det är medarbetarnas vardag som läggs in i systemet och det är enkelt att få medarbetarna med i ”modellering av systemet utan experthjälp. Exportbehovet minimeras då expertkunskapen är inbyggt i systemet.

Författare: Adam Gjerdrum, adam@3cims.com